前回に続いてINTAのお話。
今回は、「INTAに参加して、具体的に何をするの?」という素朴な疑問に答えたいと思います。INTA未経験の方が将来参加するときの参考になれば幸いです。
前回も触れましたが、私のような立場の人間にとって、INTAの参加の主な目的は以下の通り。
(1)既に関わりのあるお客様や在外事務所等との連携強化
(2)新たなネットワークの構築
(1)のための作業は、
(a) 事前に相手とミーティングのアポイントメントをとる。
(b) ミーティングの準備をする。
(c) 現地で相手と待ち合わせ、ミーティングをする。
といった感じになります。
こう書くと至って普通に思われるかもしれませんが、やってみると思いの外大変です。もちろん(a)(b)も大変なのですが、現地では(c)が大変なことに驚きました。
まず、ミーティングは、ホテルのロビー等で待ち合わせた後、その周辺のいすやソファに座って行うとが多いのですが、皆同じような時刻(例えば正時)に待ち合わせるせいか、待ち合わせ場所は常に混雑していて、相手を探し出すのが大変です。
下の写真は、周囲に迷惑にならないよう、比較的空いている時間を狙って撮ったのですが、待合せのピーク時はまさに「芋洗い」状態です。しかも、「事務所同士は既に関係があるが、相手と自分とは初対面」なんてこともあって、その場合はお互い首から提げた名札だけが頼りです。ホームページに顔写真を掲載している事務所も多いので、事前に相手の容貌をチェックしておくことを強くお薦めします。
また、待合せ場所が混雑しているので、その後、ミーティング場所を確保するのに苦労することもあります。
下の写真は、うまくミーティング場所を確保できた方々。
一方、下の写真は場所取りに失敗した方々。次の予定があるので、席が空くまで待っている、なんて悠長なことはできず、立ち話で済ませざるを得ません。ちなみに、なかなか相手を探し出すことができなかったり、一方が待ち合わせに遅れたりすると、こうなることが多いようです。
なお、設置されているいすやソファの数はホテルによって様々ですが、こればっかりは実際に行ってみないと分からないですね。初心者の私にとって、コンベンションセンター(下の写真)は、待ち合わせ場所も広く、ミーティングのための席も多いので、便利だと思いました。ただ、スケジュールがぎっしり詰まっている人にとっては、次のミーティング会場までの移動時間も重要なファクターなので、一概に論じることはできませんね。
一方、(2)新たなネットワークの構築のためには、法律事務所等が主催するレセプションへの参加がお薦めです。会場で、食事や飲み物を片手に、色々な人に声をかけたりかけられたりして、どんどん顔見知りを作っていきましょう。
不思議なもので、あるレセプションで会った人と、次のレセプションで再開するパターンが少なくありません。そして、2回、3回と顔を合わせるうちに、お互いの距離感が縮まっていくのを実感できます。
これは、(1)のミーティングで顔を合わせた人と、その後何かのレセプションで再会した場合も同様です。
そして、何度もINTAに参加して上記(1)(2)の作業を続けていくことで、信頼関係が芽生え、さらには強化されていくのでしょう。回りの先輩たちを見習って、私もそのような関係を構築できるよう、残りの日程も頑張ります!